我们在工作升学中，难免会遇到需要写封正式的英文email,它可能是给向往的外商公司的求职信，也可能是申请国外学校时的自我推荐信函。因为平常没有特别磨练这项「技能」，一时被赶鸭子上架，就急忙上网或到书店找些模板来抄写。

然而，这封正式英文 email 的收件者很可能握有你理想职涯、学涯的生杀大权，也可能是你未来的老板或老师。在这种有求于人、权力不对等的情况之下，使用「正确又切合时宜的正式英文 email 礼仪」就变得非常重要，也是你尊重对方的一种表现。

在这里，我们将英文 email 分成主旨、开头、内文、结尾和署名等五个部分来介绍，说明英文 email 的格式，并会点出一般英语常弄错却非常重要的观念！

在正式撰写 email 前，千万要确定收件人的信箱地址是否正确。此外，为了确保 email 内文的格式不会跑掉，你可以调整信件文字的设定，把「HTML」改成「纯文字」─HTML 常会有些暗藏的指令，寄出后可能会显示我们不想要的排版或文字效果。还有，尽量别夹带档案。除非是如成绩单、履历表、研究计划等非得夹带的资料，否则把内容都打在信里就好。

主旨

首先，一封正式 email 的主旨诚如门面，千万不可以空白！它必须言简意赅，不流于空泛，要让收信人一看就约略知道信件的目的，也避免让人误以为是垃圾邮件或被系统分类到垃圾信件匣。比如，「A question」就是一个不够具体的主旨， 但「A question about today's class」就清楚多了。

此外，正式英文 email 的主旨就像一个「将信件分门别类的标签」，所以习惯写成「名词形式」，而非「动词形式」。最后，主旨第一个词的开头要大写，拼字也要再三检查。若是回覆他人信件且主题已经改变时，也要记得更改主旨！

开头

要选择一个合适的开头，你必须考虑两个因素：一是这封信的性质（正式程度、目的），二是你与对方的关系（通信频率、熟识程度）。而一封正式信件开头的基本架构是： Dear + 对方称谓与姓氏 + 逗点 ，这三个部分再依据上述两个考虑因素做调整。以下我们将依序提供调整这三个部分的参考标准，至于该选择哪一个用法，请自行斟酌。若是不太确定要如何选择，保险起见就使用最基本的写法吧！

补充：开头的每一个词的第一个字母都要大写喔！如「Dear Professor Johnson」，而非「Dear professor Johnson」。

【对方称谓与姓氏】

顾名思义，这个部分的架构就是：对方称谓+对方姓氏。最普遍的称谓就是「Mr.或 Ms. [mɪz]」。Mr.用于对方是男性时，对方是女性（不论已婚或未婚） 用 Ms.，Mrs.则是特指已婚女性。要特别留意─Miss 是退流行的用法，已经近乎没什么在用了。另外，美式与英式的用法也小有差异─美式用法会加上点（Mr. 或 Ms.），英式则习惯不加点（Mr 或 Ms）。此外，称谓也可以使用「对方职业」。较常用的是 Dr. (Doctor) 或 Prof. (Professor)，其他的职业则较少用，习惯上还是会使用 Mr.或 Ms.。

格式的部分也要注意─称谓和姓之间要空格，如，Ms. Johnson 而非Ms.Johnson；Professor Johnson 而非 ProfessorJohnson。当然，如果对方提过你可以直呼他的名字，那么你就可以直呼对方 Allison，不必使用 Ms. Johnson。

补充：

如果不知道对方姓氏的话怎么办呢？基本上还是建议你尽量找出来！如果真的找不到，也可以转个弯，写出收件者的身分。例如：Dear Personnel Officer、Dear (Company Name) Representative 等。至于「To Whom It May Concern」在一般正式信件中尽量不要用，因为这个用法十分严肃，较适用于极正式的商用或法律场合，例如：遗嘱的开场白、上司写给下属的严肃公告等。

内文

一封正式的信件，内文第一个段落就开门见山讲目的，不要拖泥带水打太极。相对的，若是一封非正式、半正式的信件则可以先嘘寒问暖一番。你可以说「Hope you've been well.」或「I hope all has been well with you and your family lately.」等关心对方的话。

正式信件的内文讲完目的后，看看自己有什么还想补充的重点内容。而在信件的结尾，你也可以补上感谢的话。如：「Thank you for your consideration/ assistance.」，但尽量别用不正式的「Thanks」喔！除了说谢谢，你也可以说期待对方回信：「Looking forward to hearing from you soon.」。

结尾

结尾的用词会因为文化或习惯而有不同的偏好。一般而言，比较常用、安全又中性的词是「Best regards」、「Best wishes」或「Regards」。所以，如果不想花脑筋又怕出错，建议这三种择一使用就好了。

如果想来点变化，也可以用「Sincerely」特别表达你「诚恳」的态度，例如： 真诚地帮别人写推荐信时使用。又如果你想要信件更正式一点，甚至是营造一点距离感，你可以使用「Kind regards」，或又进一步将两个词的开头字母都大写成「Kind Regards」，甚至是「Kindest Regards」。至于这层「距离」是否得宜，大家就自行判断！

署名

结尾底下空一行，署上全名，如：Abby Lin。署名时不必如中文书信靠右， 至于其是否「缩排」，则与「内文」和「结尾」一致。如果对方直呼你的名字，你在署名时也可以自称名字（如： Abby）即可，不必加上姓氏（如：Lin）。简言之，对方会直呼你的名字也是代表你们双方有更进一步的关系，若是不太熟识的正式往来，还是署上全名！

格式

最后，我们来看看整封 email 的格式该怎么排。首先，开头必须顶格书写； 开头和内文之间、内文各个段落之间、内文末段和结尾之间、结尾与署名之间都必须空一行。

另外，内文的每个段落第一句话缩排或不缩排皆可。若决定缩排，则结尾、署名也要缩排！相反地，如果内文不缩排（顶格书写），那么结尾和署名也都顶格书写。缩排时，只要按一下键盘上的 Tab 键，或是用空白键按 5 格或 7 格即可。

范例

主旨： Request for letter of recommendation

信件内容：

Dear Professor Johnson,

I'm Abby Lin, from your phonetics class. I'm really interested in phonetics, so I've decided to continue my studies in this area. I plan to apply to three schools: (1) The Australian National University; (2) the University of California, Berkeley (UCB); and (3) UCL (University College London). I think you are the teacher who knows my work best, so I'm wondering if you would be able to write a letter of recommendation for me? If you are unable to help out on this, I will understand, and please just let me know.

Thank you very much in any case, and looking forward to hearing back from you soon.

Sincerely, Abby Lin